Las notas de prensa como herramienta de relaciones públicas les permiten a las organizaciones difundir sus acciones a través de los medios de comunicación, consiguiendo una exposición mediática sin tener que recurrir a la publicidad.
Ahora bien, no todas las informaciones generadas por las empresas y marcas deben ser difundidas a los medios de comunicación a través de notas de prensa. Estos documentos deben cumplir con ciertas características como: ser de interés general, claros y concisos, buena ortografía, tener potencial noticioso, entre otros.
Sin embargo, a menudo en el ámbito laboral escucho la queja constante de los periodistas con que “¡Ay, esos párrafos de siete líneas!”. “¡Ay, esta nota de prensa de tres páginas!”. “¿Y tú sabes qué?, la noticia estaba por allá, por el séptimo párrafo…”.
Es por esto que, a continuación, les dejo ocho consejos básicos que el personal responsable de crear esa comunicación externa debe implementar para lograr un efectivo alcance mediático.
1. Estructura de párrafo. Es de suma importancia moderar los párrafos a no más de cuatro líneas. La extensión ayudará a no agobiar al lector y hacer que el contenido tenga mayor claridad.
Cuando se colocan más de cinco líneas (y diría que es demasiado) en un solo párrafo, el lector pierde el interés y, sin lugar a dudas, es muy difícil, para no decir imposible, que un párrafo con ocho o nueve líneas mantenga la coherencia del mensaje.
2. Idea clara. Cada párrafo debe tener una idea y/o en consecuencia que la segunda vaya acorde con la principal. Si en un párrafo le colocas dos ideas distintas, definitivamente volverás loco al periodista y de inmediato le sonará algo en el oído “suelta esto, que no se entiende”.
3. Extensión del documento. El error más grande es confundir los formatos. Una nota de prensa, por más importante que parezca la actividad o la novedad que anuncie, no debe extenderse en más de dos páginas. No puedes pretender que una nota parezca un discurso o un libro. El encargado de redactar tiene que poseer la capacidad para resumir la actividad en dos cuartillas.
4. Pon la noticia en el lead. Esta regla de oro muchas veces se olvida. El periodista y el lector tienen el derecho de saber qué les ofrece sólo con leer el lead o entradilla, pues como refiere su nombre, en pocas líneas se tienen que plasmar los elementos más relevantes del documento. Recuerda que la nota de prensa no es un juego para que el periodista y el lector adivinen dónde está la noticia.
5. Titula con el nombre de la empresa. Un consejito útil y eficaz es asegurarse de colocar el nombre de la empresa en el título para que así la marca tenga mayor visibilidad y el periodista sepa quién le escribe.
6. Título y cuerpo en sintonía. El encargado de darle el toque final y enviar el documento a los medios de comunicación debe tener en cuenta que el título esté acorde con el contenido de la nota, ya que en el proceso de validación (donde los ejecutivos de la organización cambian el texto) el documento que inicialmente se redactó suele cambiar.
7. Formato reconocible. Ahora sí, envíale el documento en un formato reconocido a nivel general y, recuerda, además del adjunto, vaciar el texto en el cuerpo del correo. Esto último le ayudará al periodista agilizar la publicación, así no tendrá que esperar descargar el documento para enterarse de la noticia.
8. Ortografía. Es de muy mal gusto y hasta vergonzoso que el personal a cargo de redactar ese documento que llegará a los medios en nombre de tu empresa tenga fallas en este punto. Es importante que el comunicado sea leído por una persona ajena a su redactor y con conocimientos gramaticales.
Una buena redacción y estrategia de relaciones públicas asegura ese alcance mediático que busca la empresa.
