A medida que se acerca el cierre fiscal de 2024, los contadores y empresarios en República Dominicana enfrentan el desafío de gestionar eficientemente la gran cantidad de documentos y asegurar cálculos precisos para evitar costosas sanciones. Al respecto, Alegra.com ha identificado los errores más frecuentes en este proceso y ofrece estrategias para prevenirlos.
Durante el cierre fiscal, el contador se enfrenta a la tarea de consolidar toda la información financiera de la empresa generada a lo largo del ejercicio, mientras que el empresario debe asegurarse de que toda la documentación esté completa, organizada y accesible.
De acuerdo con Manuel Vílchez, Gerente General de Alegra.com en República Dominicana, los profesionales del sector han dedicado hasta el 65% de su tiempo a la gestión manual de documentos, una práctica no solo tediosa sino también propensa a fallos que pueden traducirse en sanciones que ascienden a millones de pesos dominicanos anualmente a nivel nacional.
En este contexto, Vílchez menciona los errores más comunes en el cierre fiscal y cuáles son las estrategias efectivas que los contadores y empresarios deben implementar para evitarlos:
Error #1: no establecer prioridades
Crear una lista de verificación para las tareas de fin de año fiscal y cumplirla resulta indispensable para un cierre fluido y eficiente. Esta ayudará a organizar y priorizar las actividades, lo que minimiza la posibilidad de omitir pasos importantes. Además, una vez implementada, esta lista actúa como una referencia para los próximos años, pues se puede ir ajustando de acuerdo a lo que funcionó bien y lo que no.
Error #2: esperar hasta último minuto
El cierre fiscal no debe dejarse para el último momento, y este es un área donde la comunicación continua entre el empresario y el contador es vital. Ambos deben planificar con anticipación, asegurando que los datos necesarios estén disponibles y listos para su procesamiento. Comenzar el proceso de revisión fiscal con al menos dos meses de antelación brinda suficiente tiempo para resolver cualquier inconveniente que surja y permite que ambos se enfoquen en tareas más estratégicas, como la Alegra.
Error #3: errores de entrada manual de datos
Este problema surge debido a la gran cantidad de información que los contadores deben procesar. Sin embargo, las herramientas tecnológicas, como las plataformas de contabilidad en la nube, están transformando la manera en que los contadores gestionan y procesan la información fiscal.
En este ámbito, las herramientas que permiten automatizar la conciliación bancaria se presentan como un mecanismo crucial para facilitar el proceso de cierre fiscal. Esta funcionalidad le permite al contador realizar la conciliación bancaria con el apoyo de tecnología avanzada y scraping, trayendo de forma automática y programada los registros de las cuentas bancarias, tanto propias como de los clientes. “Gracias a un acceso seguro y respaldado, el contador podrá validar que los datos que se cargan coincidan con las facturas de compra o venta, reduciendo el tiempo invertido en al menos un 80%, dependiendo del volumen de movimientos”, menciona Vilchez.
