En atención a la entrada en vigencia de la resolución 02-18, este 23 de agosto, la Dirección General de Contrataciones Públicas elaboró unas guías con el objetivo de presentar directrices generales para la contratación de los servicios de reparación de vehículos de motor, la adquisición de pasajes aéreos y la compra de combustible.
Contrataciones Públicas remitió la primera versión del documento a las instituciones bajo normativa de la ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones y su modificación donde presenta lineamientos generales para la ejecución de dichos procedimientos, a los fines de que las instituciones contratantes los adapten a su realidad.
La directora de la institución, doctora Yokasta Guzmán Santos, afirmó que cada dependencia tiene la responsabilidad de adaptarla de acuerdo a su criterio de descentralización de la gestión operativa que rige el Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas.
“Cada dependencia es responsable de la ejecución de sus procedimientos de contratación desde la planificación hasta el cierre contractual. En consecuencia, las mismas deben diseñar y convocar los procedimientos de contratación establecidos en la ley 340-06 y su modificación para adquirir estos bienes y servicios”, aseguró.
Refirió, además, “La información de las guías es producto del levantamiento de información generado a través de reuniones sostenidas con las entidades del Estado, así de encuentros sostenidos con asociaciones representativas del mercado, con el objetivo de entender sus realidades y las del mercado”, apuntó la Dra. Guzmán.
Objetivo de la Resolución 02-2018
El objetivo de la normativa es que los tres rubros que incluía la disposición 15-08 se liciten como se está haciendo con todo lo que compran las instituciones para que haya distribución de los recursos públicos, ofreciendo igualdad de oportunidades a quienes tengan la capacidad de suplir dichos bienes.
Venció plazo de tres meses para la entrada en vigencia
Al momento de emitir la resolución en fecha de 23 de mayo de 2018 se estableció un plazo de noventa días para que las instituciones pudieran diseñar, convocar y ajustar los procedimientos. La Resolución indicaba en su artículo segundo que sus efectos entrarían en vigor el 23 de agosto.
Guía para la contratación de boletos aéreos
La guía indica que, las instituciones deben hacer un esfuerzo por planificar, siempre que sea posible e incluir en su Plan Anual de Compras, los compromisos institucionales en el exterior.
Se establece que las entidades contratantes dispondrán de las siguientes opciones para la adquisición de los boletos aéreos:
– Primero, mediante los procedimientos de selección ordinarios establecidos en la Ley 340-06, de acuerdo al monto estimado de la contratación.
– Segundo, a través de la Oficina de Coordinación Presidencial (OCP) que dirige la Unidad de Viajes Oficiales, que implementó el Sistema Nacional de Viajes Oficiales al Exterior de los funcionarios de las instituciones gubernamentales, según las disposiciones del Decreto 829-00 de fecha 25.9.2000 y el Decreto 269-02 de fecha 19.4.2002.
Esta unidad funciona como agencia de viajes del Estado, pertenece a la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA, por sus siglas en inglés), teniendo instalada en sus oficinas una terminal con el Sistema de Ambiente Semi Automatizado de Búsqueda de Negocios (SABRE, por sus siglas en inglés), un sistema operativo en tiempo real, centralizado, que permite realizar las reservaciones y obtener las tarifas más bajas en viajes a nivel mundial.
Asimismo, la Unidad de Viajes cuenta, al igual que las agencias de viajes, con el Plan de Viajes Aéreos Universal (UATP, por sus siglas en inglés), un sistema que factura mensualmente los pasajes, sin necesidad de erogaciones inmediatas y con crédito hasta 60 días posteriores a la adquisición de los pasajes aéreos.
Adquisición de combustibles
Todo proceso de compra de combustible deberá tomar como referencia, previo al inicio del procedimiento, el consolidado de históricos de gastos del último año. Recomienda que los procedimientos de contratación a realizar para este bien prevean el aprovisionamiento para períodos no menores a seis (6) meses.
La adquisición de combustible podrá ser lotificada geográficamente; en caso de que se trate de una institución con alcance operativo en todo el territorio nacional, en un mismo procedimiento de contratación, podrá dividirse en lotes, tomando en consideración la ubicación. Se sugiere que la institución defina una distancia distancia predeterminada, máxima y razonable. Este punto se encuentra estrechamente vinculado al levantamiento previo que la institución haya realizado en la etapa de planificación, ya sea a nivel nacional o en un perímetro predeterminado.
También, podrá ser comprado en razón del tipo de combustible a ser adquirido y en razón de la modalidad de expendio; en estaciones de servicio (mediante tickets o tarjetas electrónicas) y a domicilio.
Contratación de servicios de reparación de vehículos de motor
En esta guía se recomienda identificar el total de vehículos que conforman la flotilla institucional atendiendo a las siguientes características: marca, tipo, año y modelo, y los que se encuentran dentro del período de garantía.
Además, deben estimar el monto a contratar atendiendo al histórico de mantenimientos preventivos y correctivos (reparaciones), que podrá ser distribuido en lotes por tipo de taller que se pueda requerir.
Se recomienda, además, que las instituciones, dependiendo del tipo y alcance de la reparación, que contraten tasadores, que validen las contrataciones realizadas, ejecutadas, incluidas el cambio de piezas.
También, hasta qué monto podría realizarse una reparación, y que monto es negociable pagar antes por ese concepto antes de decidir si procede o no la reparación.
La Dirección General de Contrataciones Públicas indicó que las guías de referencia serán actualizadas siempre que sea necesario para recoger las experiencias y buenas prácticas de las instituciones en la ejecución de estos procesos.
