Por Félix Manuel Paredes
Cuando se tratan los temas relacionados a la prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo (PLAFT), por lo regular el interés general es conocer sobre temas legales, debida diligencia del cliente, procedencia de fondos, tratamiento de las personas políticamente expuestas, entre otros.
Sin embargo, un tema que es vital para la gestión de PLAFT, es la responsabilidad que tienen todos los sujetos obligados de contar con un manual de políticas y procedimientos donde se recojan todos los procesos que implementa la entidad para dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por las leyes y normativas sectoriales en la materia.
El manual de políticas y procedimientos se puede decir que es una guía elaborada acorde a la organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones, que realiza cada sujeto obligado, y que permite una correcta ejecución y cumplimiento de los procesos diseñados a fin de mitigar a través de la práctica diaria, los riesgos del lavado de activos y financiamiento del terrorismo al que se expone cada entidad.
En tal sentido, resulta necesario señalar algunos de los errores que se cometen o que poseen muchos de los manuales PLAFT de distintos sujetos obligados, así como las consideraciones de lugar, a saber:
Primero: si bien es cierto, muchas entidades implementan procedimientos para la prevención de lavado de activos y financiamiento al terrorismo, no menos es cierto, que muchos de esos procesos no están debidamente documentados, y, por tanto, no siempre se realizan con eficacia, ya que no existe una organización para ejecutarlos y cada individuo realiza las tareas de manera diferente, y muchas veces violentando políticas que la entidad ha establecido en la práctica para que no se encuentran documentadas. Esto significa, necesariamente que el manual debe tener documentadas, es decir por escrito, todas las políticas y procedimientos establecidos, a fin de garantizar un mejor cumplimiento y mayor compromiso en su ejecución.
Segundo: acontece también que el manual para las organizaciones no es más que un libro o una compilación de artículos de leyes y normativas sobre prevención de lavado de activos, que posteriormente es guardado en la gaveta de un escritorio, a menos que sea requerido para una auditoria o supervisión. Sin embargo, esto debería ser todo lo contrario, más que tratar aspectos teóricos, el manual debe contener aspectos prácticos sobre como las personas deben ejecutar los procedimientos que permiten al sujeto obligado prevenir el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo en sus operaciones diarias, es decir menos dogmas y mas praxis.
Tercero: debido a que no existe una cultura plena en materia de cumplimiento y prevención de lavado de activos, existen sujetos obligados que tienden a copiar el manual de otra entidad a fin de ganar tiempo, dinero y supuestamente cumplir con las regulaciones, lo cual resulta ser un error descomunal, ya que el manual debe realizarse acorde a las realidades procedimentales y los riesgos de cada empresa, por lo cual a la larga este tipo de acciones le costará mucho más a las organizaciones, en razón de que las políticas y procedimientos que se encuentran documentadas no se ajustan a la práctica de lo que realmente se hace, por tanto no existirá coherencia ni organización entre lo que se dice y lo que se ejecuta. Claro está, que estos temas salen a relucir en las auditorias y supervisiones de cumplimiento.
Finalmente y no menos importante, el cuarto punto, es en relación a la capacitación y conocimiento del manual por parte de todos los colaboradores de la entidad, este es un eje principal para pasar de la teoría a la práctica, y dejar atrás el mal uso de ver o revisar el manual únicamente cuando se presenta una auditoria o supervisor del ente regulador. El manual PLAFT debe ser conocido y aplicado por todos los individuos del Sujeto Obligado, y por consiguiente debe existir un seguimiento continuo sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la prevenir y mitigar los riesgos del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
