Con la llegada de la pandemia hemos procedido a reinventarnos a utilizar nuevos protocolos y trabajar desde la casa para mantener la productividad y para evitar pensar en la situación y ayudar desde nuestra perspectiva a las organizaciones a estar activas, aún durante la crisis.
Lo que sí está claro es que toda organización que desee salir fortalecida después de un proceso como el que estamos viviendo debe saber cómo manejar el elemento comunicación en tiempos de crisis y motivarse a crear un “Manual de Crisis” si carece de un manual de crisis, conocer los elementos básicos:
Primeramente estar informados de en qué consiste la crisis, por ejemplo en tiempos actuales conocer sobre el covid-19, cómo se transmite, iniciar un proceso de comunicación con su personal, informando cómo manejarse para salvaguardarse ante la presencia de esta pandemia en el país.
La comunicación inicial, debe ser entregada por el líder máximo de la organización, aunque tenga un vocero oficial, que luego pueda dirigirse a los empleados para actualizaciones.
- La comunicación debe tener un objetivo y debe tener claridad en el mensaje. Debe ser un mensaje que pueda conectar con las personas de su organización, comprensible y llano. Debe procurar proveer de conocimientos a sus colaboradores y grupos de interés de una forma directa. El contenido de esta información la define cada organización acorde a su estrategia interna.
- El contenido de la comunicación debe tener humanidad y solidaridad, es el momento de poner al ser humano en el centro, a las personas y sus vidas como prioridad de la organización, pues sin colaboradores, la organización es inexistente, revisar el protocolo y determinar rápidamente cuál es el lugar de mayor protección. Ser flexibles, identificar mecanismos de ayuda y de utilidad para sus familias y para mantenerlos informados, asegurar que la conexión fluya y que sientan el cuidado y el interés por su integridad física y las de sus familias. Motivar a que quieran estar informados a través de la crisis. Son responsables de que como grupo organizacional puedan salir fortalecidos o debilitados, poner en práctica la disciplina, el respeto a las normas. impregnar de positivismo al contenido.
- La comunicación debe contar de un monitoreo constante. Permitir al equipo ejecutivo que está elaborando la comunicación estar actualizado de normas, medidas, kits, pruebas, avances. Para ayudar a tomar las mejores decisiones, de forma oportuna. Evitar canales de desinformación extraoficiales, contenidos tóxicos de alarma o intranquilidad, contenidos virales que agitan los sentimientos básicos de la naturaleza humana.
- La comunicación debe ser transparente, sin perder confidencialidad que es importante, es decir sin ocultar información relevante.
- El canal que deben utilizar es el que más uso le dan sus colaboradores, Intranet, E-Mail ó red interna. El que mayor afluencia de colaboradores tenga, ese es el canal.
- La frecuencia de la comunicación, la primera comunicación y las de mayor impacto deben ser ofrecidas por el Líder, al menos 1 vez a la semana. El vocero oficial, las actualizaciones.
- Monitoreo de las conexiones del personal a los canales de información. Asegurar que nadie se quede sin la información.
