Estar preparados y saber manejar correctamente situaciones de peligro o crisis cuando estas llegan, es una condición sine qua non en el quehacer de las organizaciones de cualquier tipo o tamaño.
Son innumerables las amenazas a las que una entidad puede verse expuesta, pero hay algunas que son recurrentes y anticipadas, lo que permite que puedan ser gestionadas desde antes de que sucedan.
Un ejemplo de esto es la temporada ciclónica, que cada año trae consigo embestidas de la naturaleza con capacidad de hacer daño y entorpecer la dinámica cotidiana de un país o una ciudad.
En el ámbito laboral, la ocurrencia de fenómenos como vaguadas, tormentas, huracanes y otros, puede repercutir en pérdidas de muchas cosas: vidas, salud, dinero, horas de trabajo, productividad, tranquilidad, reputación, entre otras.
Por eso, quienes están a cargo de mantener a flote el barco, deben procurar estar alerta y asumir el rol de liderazgo que ostentan. Habrá situaciones de las que no tendrán control, pero también hay tareas que se pueden realizar para reducir el impacto al mínimo posible.
Las buenas prácticas de comunicación son fundamentales para salir airosos de una situación de peligro inminente. Son varias las acciones posibles, pero les comparto a continuación algunas de las más importantes para esos escenarios:
- Obtener información oficial directamente con los organismos competentes. Es importante conocer y estar actualizado sobre la evolución de la situación y sus consecuencias: si se hace más o menos crítica; su inicio y fin; si se cierran calles y suspenden labores, los daños provocados, etc.
- Conformar o activar un comité multidisciplinario. Lo más apropiado es tomar decisiones consensuadas y considerando todos los enfoques y áreas.
- Poner siempre en primer lugar la integridad física de las personas (y de otros seres vivos). La pérdida de vidas debe evitarse a toda costa. Es lo único que no se puede recuperar y lo que causa más estragos cuando sucede.
- Mantener un flujo de información precisa, constante y oportuna con los empleados. Ser proactivos, hacer recomendaciones y evitar vacíos de información ayudará a reducir la incertidumbre, las especulaciones y la alteración del clima laboral. Pero también es importante escuchar a los empleados y conocer cuáles están en mayor estado de vulnerabilidad.
- Comunicar a clientes y relacionados externos medidas tomadas por la organización. Estas audiencias clave necesitarán saber si se laborará en horario regular, cuáles serán las vías de contacto, si habrá acceso a algún servicio especial y cualquier otra novedad derivada de la situación.
- Actuar con sentido de colectividad. Siempre que sea posible, la empresa o institución debe ser un jugador de equipo, un buen vecino, orientando a la sociedad, observando el bien común, brindando algún apoyo, poniendo a disposición sus capacidades, por ejemplo sirviendo como centro de acopio para ayudas, ofreciendo espacios de refugio, etc.
Es importante no dejar al azar lo que pueda suceder en condiciones desfavorables. Como suele decirse, inclusive en situaciones de peligro o crisis las operaciones, personal, relaciones y reputación de una empresa pueden salir fortalecidos si las contingencias son manejadas adecuadamente.
