“Estamos poniendo todo el empeño para que el INABIE asegure el cumplimiento cabal de su misión: llevar bienestar a los estudiantes del sistema público”.
-Víctor Castro, director ejecutivo del Inabie.
La unidad de compras y contrataciones del Inabie, que operó hasta enero de 2021 como un departamento dependiente de la Dirección Administrativa y Financiera, reviste una importancia singular para un organismo como el Inabie cuya operatividad se fundamenta en multimillonarias compras a terceros. A pesar de ello, y tomando en cuenta que existe un órgano rector (DGCP) en la materia con un rico acervo de normas, además de un oficial de cumplimiento in situ con la misión de velar en su representación por el cumplimiento del debido proceso, esta unidad resultó ser una de las más descuidadas e incompetentes.
El departamento en cuestión contaba con 18 colaboradores, entre técnicos, analistas y coordinadores, con la responsabilidad de gestionar decenas de procesos de licitaciones con un valor promedio en los últimos años de más de 26 mil millones. Pero lo que más llama la atención no es la cantidad de dinero implicada, sino la formación, especialización y capacitación del personal en funciones en los temas relacionados. Así, solo tres servidores tenían conocimiento del uso de Portal Transaccional, es decir, de su manejo técnico. En general, el equipo no tenía dominio del marco regulatorio de las compras y contrataciones públicas; además, no sabía de hecho instrumentar los procesos relacionados, así como tampoco redactar la documentación administrativa resultante.
Resulta increíble que la nueva dirección encontrara algunas informaciones de los procesos del año 2021, y escasas informaciones de los de 2020 y 2019; de hecho, no existían registros de las compras de años anteriores. Esto solo respecto a los procesos cuyo procedimiento utilizado fue el de la Licitación Pública Nacional (LPN). En lo que concierne a la información de comparaciones de precios y compras menores o directas, no estaban disponibles. Este hecho explica por qué actualmente debe hacerse un laborioso esfuerzo de rastreo cada vez que se requiere consultar algo.
Los documentos base de los procesos no fueron formulados correctamente, ni cumplían con las pautas generales –Resolución Núm. DGCP-PNP-06-2020 de fecha 14 de septiembre de 2020– para la elaboración de los pliegos de condiciones, términos de referencia y fichas técnicas.
Los expedientes administrativos evidenciaron solicitudes de compras o contrataciones mal elaboradas; errores en las cuentas presupuestarias vinculadas con los rubros; fichas técnicas carentes de la descripción de los bienes y servicios requeridos; informes de evaluación de ofertas técnicas (aspectos legales, financieros y técnicos) sin conclusiones ni motivación, e irregularidades en la recepción de los bienes.
Además, los bienes eran recibidos sin la certificación del contrato y órdenes de compra generadas internamente. Por lo demás, el oficial de cumplimiento, por razones que sospechamos, era mantenido al margen de las actividades del Comité de Compras, cuando sabemos está obligado a cumplir el rol de garante del cumplimiento legal y normativo de los procesos en ejecución.
No entendemos cómo podía suceder que los procesos no fueran publicados en Portal de Transparencia institucional, contraviniendo el principio de transparencia y publicidad de las compras y contrataciones públicas.
¿Cómo podría calificarse la sintonía de la configuración de los procesos en el Portal transaccional con lo estipulado en los pliegos de condiciones pertinentes? Aquí brillan como evidencias de malas prácticas la violación de la participación por lotes y la presencia de empresas grandes quebrantando el requerimiento de la exclusiva contratación de Mipymes. Insólito fue el hallazgo de que los contratos de los procesos no eran enlazados con el Sistema de Trámite Regular Estructurado (TRE), vía el Portal Transaccional, y lo que es peor, tampoco eran cerrados en él.
En los casos de compras menores, se encontraron órdenes desde el año 2019 hasta el año 2021 sin registro de facturas ni cierre de las órdenes pertinentes (más de 100). ¿Cómo una gestión así pudo alcanzar 77% en la puntuación general del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas que mide el uso del Portal Transaccional?
