Las pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro no necesitan reproducir la estructura de cumplimiento de un banco para gestionar sus riesgos, pero sí deben contar con controles que respondan a su actividad y permitan demostrar que funcionan. Así lo explicó el especialista en lavado de activos Émerzon Díaz, al referirse a la aplicación de los programas de prevención en entidades con pocos colaboradores.
Durante una entrevista con Giny Monzón, encargada de la plataforma Prevención de Lavado RD, en un en vivo en Instagram, Díaz señaló que las exigencias deben ajustarse a las características de cada sujeto obligado, su tamaño, estructura operativa y los riesgos asociados a sus actividades.
El especialista aclaró que esa adaptación no significa prescindir de los componentes fundamentales de un programa de cumplimiento. Indicó que las organizaciones deben contar con políticas, un responsable de cumplimiento, código de ética, matrices de riesgo, mecanismos de auditoría y canales para recibir denuncias, de acuerdo con las disposiciones que les correspondan.
“No es lo mismo una institución con 75 sucursales, 80 sucursales, 100 sucursales a nivel nacional que una empresa pequeña”, explicó al señalar que la estructura y los recursos necesarios varían según las dimensiones de cada organización.
Precisó que una empresa con 20 o 30 empleados no necesariamente necesita contratar una plataforma tecnológica especializada para recibir y gestionar reportes internos.
Entre las alternativas mencionó la instalación de un buzón físico o la creación de un formulario digital que permita presentar denuncias sin exigir obligatoriamente la identificación o el correo electrónico de quien reporta.
El formulario puede remitir la información a varias personas responsables de conocer los casos. Estas deben contar con un procedimiento que establezca cómo revisar las denuncias, coordinar reuniones y determinar si corresponde investigar o escalar la situación.
Sin embargo, advirtió que la existencia de estos mecanismos no garantiza su efectividad si no se protege la confidencialidad de quienes los utilizan. Cuestionó la instalación de buzones de denuncias frente a cámaras de vigilancia, debido a que esa disposición puede desalentar a los empleados a presentar sus reportes.
El especialista también abordó las particularidades de las organizaciones sin fines de lucro y de los sujetos obligados no financieros. Explicó que sus programas deben responder a las actividades que realizan y a las normativas sectoriales que les aplican.
En el caso de las asociaciones sin fines de lucro, señaló que sus riesgos pueden incluir la posibilidad de financiamiento del terrorismo, por lo que sus controles deben considerar esa exposición y no limitarse a reproducir procedimientos diseñados para otros sectores.
Díaz insistió en que el tamaño de una organización puede determinar cómo se distribuyen las responsabilidades de cumplimiento. En determinadas estructuras pequeñas, esa función puede recaer en un gerente general, mientras que en entidades de mayor dimensión puede requerir un departamento especializado y varios colaboradores.
No obstante, subrayó que el criterio determinante debe ser la capacidad de demostrar que los procedimientos se ejecutan y responden a los riesgos reales de la empresa.
Esta exigencia cobra relevancia ante el nuevo Código Penal, que contempla la efectividad de los programas de cumplimiento como un aspecto que las organizaciones deben poder acreditar.
